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上海市教育委员会关于进一步加强直属单位档

来源: 时间:2018-09-29 18:13:42

上海市教育委员会关于进一步加强直属单位档案管理工作的意见

上海市教育委员会关于进一步加强直属单位档案管理工作的意见

(沪教委办〔2008〕75号)

市教委各直属单位:

为不断提高市教委直属单位(以下简称:直属单位)的档案管理水平,加强对直属单位档案工作的业务指导,推进各直属单位更好地服务于教育事业和社会经济发展,根据《中华人民共和国档案法》和《上海市档案条例》,根据《上海市教育委员会关于印发〈关于进一步加强市教委直属单位建设与管理工作的意见(试行)〉的通知》(沪教委人〔2007〕60号)和《上海市教育委员会关于印发〈上海市教育委员会直属事业单位组织人事管理工作规则(试行)〉的通知》(沪教委人〔2007〕62号)的要求,结合直属单位档案工作的实际,现就进一步加强直属单位档案管理工作提出如下意见:

一、加强三级络建设,建立职责分明、科学高效的档案管理体制

各直属单位要从依法管理的高度认识档案工作,进一步加强对档案工作的领导,将档案工作纳入各单位的整体发展规划,纳入目标管理体系和年度考核范围,为档案工作的发展提供人、财、物保障。要完善档案管理制度,明确分管领导,落实分管部门,形成分工明确、清晰、运行顺畅、精干高效的三级档案管理络,对各类档案实行集中统一管理,制订科学合理的绩效评估标准和奖惩措施,加强长效管理,保证档案工作的稳定和持续发展。

二、加强档案资源建设,构建门类齐全、特色明显的室藏体系

各直属单位要充分认识加强档案资源建设的重要性和迫切性,不断优化收集档案的办法,更有效地发现档案、积累档案,在档案资源建设中实现“两个转变”、建立“两个体系”,一是转变重事轻人、重物轻人、重典型人物轻普通人物的传统观念和认识,重视所有涉及人的档案的价值,建立覆盖人民群众的档案资源体系;二是转变档案工作中重机关团体利用、轻个人利用,重为机关团体服务、轻为群众服务的传统观念和认识,建立方便人民群众的档案利用体系,要突出服务宗旨,丰富室藏资源,扩大门类、改善结构,切实做好档案接收和档案征集工作,切实增强档案室保存历史、服务现实、立足长远的功能,确保档案资源的有效积累和充分利用。

1.要从被动收集转为主动收集,从机械性收集变为创造性收集,多渠道、全方位地收集、征集档案。

2.要结合本单位的实际情况,做好鉴定工作,确定科学的收集范围、内容和保管期限,确保重要档案资源不流失,确保室藏档案来源主渠道的畅通。

3.要拓展收集视野,综合考虑档案对单位和社会的价值,切实把对经济和社会发展有价值的档案保留下来,应加强收集重大科研档案、重大基建项目档案、业务档案。

4.要根据单位的性质特点和人才优势,进行特色档案的征集工作,如建立名人档案、声像档案、荣誉档案等。

5.建立健全重要会议、重大活动建档的运作机制,切实完善档案资源建设。

6.要注意各种载体的档案资源的收集,积极创造和充分利用办公自动化的条件,做好电子文件的收集、保管和利用。

7.要积极探索和创新有关民生档案管理的机制和体制,调整档案收集范围,充分挖掘并整合民生档案资源,确保民生档案齐全完整。

三、加强基础建设,形成规范有序、运转协调的档案管理模式

各单位要加强档案工作基础设施建设,配置符合标准的专用库房和其他硬件设施,库房、办公室和阅档室实行三分开;严格按照标准化、制度化的要求,从档案形成的源头抓起,做好文件材料预立卷工作,推行部门立卷;加强对重要档案、重要部门、重要事件归档工作的指导监督,创新运作机制,实行实时控制,加强全程管理,规范档案工作的所有程序;积极利用先进的技术手段和管理知识,优化档案收集、整理及利用的工作流程,形成规范有序、行之有效的科学管理模式,提高档案管理的规范化、标准化水平。

同时,还应结合本单位信息化建设的实际,统筹规划,科学布局,开展档案信息化的探索试点工作,开展电子文件、电子档案管理,逐步构建信息络,提高档案管理信息化、络化水平。

四、加强档案队伍建设,创新立足民生、形式多样的服务手段

随着教育事业的改革发展和各直属单位的建设发展,档案事业的规模日益扩大、档案内容日益丰富、档案信息载体日益多样、档案管理手段日益先进、档案利用需求日益提高,对档案工作人员的综合素质和服务质量也提出了更新更高的要求。各单位要抓好档案人员队伍的建设,保持专兼职档案员的相对稳定和工作的延续性,对专兼职档案人员加强继续教育和专项培训,提倡终身教育,强化创新意识和创造性思维,提高他们的业务水平和综合能力。

要做好档案利用服务工作,一要强化主动服务意识。将档案服务的意识贯穿于档案工作的始终,重视研究和把握单位和社会需求及其发展趋势,根据工作发展和社会发展需求,延伸档案服务;根据改革发展需求和社会需求,提供各种档案服务。二要拓宽档案工作的视野,推行全方位的服务,更新档案利用服务的形式与手段,既要满足人民群众多领域、多层次、多样化的档案信息需求,又能提供全天候、持续性的服务。三要加强档案服务的制度建设,制定利用办法,简化利用手续,配备利用设施,为社会和人民群众获取档案信息提供实实在在的便利,并通过档案的整理编目、鉴定、检索体系建设,使原始状态的档案材料,转化为“有序、有用、有效”的公共信息资源,提高档案利用服务的针对性、有效性。

各直属单位要以科学发展观为指导,不断加强档案工作的依法管理,提高直属单位的全员档案意识,完善档案管理体制,营造良好的依法治档的工作环境,全面提高直属单位档案管理水平,为各单位事业发展及民生服务,为教育改革与发展作出新的贡献。

上海市教育委员会

二○○八年十月七日